Regulamin

Regulamin udzielania Mikrowsparcia przez Toruńską Agendę Kulturalną

Tekst jednolity z dnia 7 stycznia 2019 r.

§ 1. Cel

  1. Celem programu Mikrowsparcia jest wspieranie projektów kulturalnych na terenie Torunia poprzez zakup przez Toruńską Agendę Kulturalną materiałów lub usług, których brak uniemożliwia realizację danego wydarzenia.
  2. Przewidywany budżet programu na 2019 r. wyniesie 50.000 zł i może zostać w szczególnych przypadkach zmieniony decyzją Reprezentanta Zarządcy Toruńskiej Agendy Kulturalnej.

§ 2. Typy przedsięwzięć

  1. Wsparciem objęte są wydarzenia kulturalne (angażujące mieszkańców Torunia w inicjatywy kulturalne) oraz działania z zakresu edukacji kulturalnej.
  2. Aby zakwalifikować się do wsparcia wydarzenie musi wpisywać się w co najmniej jeden powyższy typ.

§ 3. Terminy i tryb naborów i wniosków

  1. Wnioski o dofinansowanie wydarzeń będą przyjmowane dwa razy w roku na dane półrocze. W wyjątkowych sytuacjach Reprezentant Zarządcy Toruńskiej Agendy Kulturalnej może zmienić terminy składania i oceny wniosków.
  2. Przed każdym okresem naboru wniosków, Toruńska Agenda Kulturalna ogłosi, których osiedli Torunia mają dotyczyć projekty składane na dany kwartał.
  3. Projekty, które będą dotyczyć osiedli wybranych na dane półrocze, będą uprzywilejowane pod względem realizacji. Osiedla będą zmieniały się na przestrzeni lat rotacyjnie, a ostatecznie system obejmie cały Toruń bez faworyzowania poszczególnych osiedli.
  4. Wnioski należy składać wyłącznie za pomocą systemu informatycznego dostępnego na stronie internetowej tak.torun.pl w zakładce Mikrowsparcie.
  5. Na etapie składania wniosków dopuszcza się składanie załączników. Załączniki w wersji papierowej należy dostarczyć w terminie składania wniosków do sekretariatu Toruńskiej Agendy Kulturalnej.

§ 4. Uprawnieni wnioskodawcy

Wnioski mogą składać:

  1. organizacje pozarządowe,
  2. grupy nieformalne, pod warunkiem, że w ich skład wchodzi co najmniej 1 osoba pełnoletnia uprawniona do skutecznego zawierania porozumień we własnym imieniu,
  3. osoby fizyczne uprawnione do skutecznego zawierania porozumień we własnym imieniu.

§ 5. Podstawowe warunki wsparcia

  1. Wsparcie ma charakter rzeczowy.
  2. Wsparcie polega na zakupie przez Toruńską Agendę Kulturalną wskazanych szczegółowo we wniosku przez wnioskodawcę materiałów lub usług, których brak uniemożliwia realizację wydarzenia. Wnioskodawca nie otrzymuje bezpośrednio środków finansowych. Toruńska Agenda Kulturalna zastrzega sobie prawo publikowania na stronie internetowej tak.torun.pl, w zakładce Mikrowsparcie, listy materiałów lub usług nie finansowanych w ramach wsparcia. Wnioskodawcy są zobowiązani do bieżącego zapoznawania się z tą listą.
  3. Zakupione materiały do realizacji projektu stanowią własność Toruńskiej Agendy Kulturalnej i podlegają zwrotowi w terminie 7 dni od daty zakończenia wydarzenia. Toruńska Agenda Kulturalna precyzuje warunki zwrotu materiałów w podpisanym z wnioskodawcą porozumieniu.
  4. Maksymalna wysokość wsparcia wynosi 2.500,00 zł (brutto).
  5. Wsparcie nie może obejmować kosztów powstałych przed zawarciem porozumienia w sprawie wsparcia przy realizacji przedsięwzięcia. Wsparcie nie może obejmować również kosztów zakupu materiałów lub usług, które nie zostaną użyte przy realizacji przedsięwzięcia.
  6. Wartość wsparcia dla jednego podmiotu nie może przekroczyć w danym roku budżetowym 2.500,00 zł (brutto).
  7. Warunkiem uzyskania wsparcia jest podpisanie porozumienia pomiędzy Toruńską Agendą Kulturalną a wnioskodawcą określającego obowiązki obu stron oraz szczegółowe warunki rozliczenia wsparcia i wywiązania się z porozumienia. W terminie 14 dni kalendarzowych od daty ogłoszenia wyników danego konkursu, wnioskodawca jest zobowiązany do przekazania Toruńskiej Agendzie Kulturalnej danych niezbędnych do przygotowania porozumienia. Toruńska Agenda Kulturalna dopuszcza możliwość dokonania przesunięć pomiędzy poszczególnymi pozycjami kosztorysu do wysokości 15% całkowitej kwoty przyznanego wsparcia.
  8. Wydatki związane z realizacją danego projektu dofinansowanego i realizowanego w ramach programu Mikrowsparcia, muszą kończyć się do 31 grudnia danego roku.
  9. Rozliczenie wsparcia odbywa się na podstawie pisemnego i fotograficznego lub audiowizualnego sprawozdania z realizacji zadania. Sprawozdanie powinno zawierać:
    1. opis merytoryczny,
    2. informację o frekwencji,
    3. zdjęcia z realizacji projektu lub inne materiały multimedialne.

Sprawozdanie należy złożyć w ciągu 14 dni od zakończenia realizacji projektu. Niezłożenie sprawozdania skutkuje uznaniem wsparcia za wykorzystane niezgodnie z przeznaczeniem i odstąpieniem Toruńskiej Agendy Kulturalnej od Porozumienia i koniecznością zwrotu Agendzie pieniężnej równowartości otrzymanego Mikrowsparcia w terminie 7 w terminie 7 dni od otrzymania wezwania do zwrotu środków. W wyjątkowych sytuacjach Reprezentant Zarządcy może udzielić zgody na wydłużenie terminu złożenia sprawozdania.

§ 6. Kryteria oceny wniosków

  1. Wnioski będą oceniane na podstawie Karty Oceny Projektu będącej załącznikiem numer 1 do niniejszego regulaminu.
  2. Wnioski oceniane będą pod względem:
    1. formalnym – pod kątem zgodności z niniejszym Regulaminem i Kartą Oceny Projektu
    2. merytorycznym (kryteria w Karcie Oceny Projektu),
    3. strategicznym (kryteria w Karcie Oceny Projektu).

§ 7. Tryb oceny wniosków, procedura realizacji wsparcia

  1. Ocena wniosków o dofinansowanie na dane półrocze będzie następowała w ciągu ostatnich dwóch tygodni poprzedzających półrocze.
  2. Do oceny wniosków Toruńska Agenda Kulturalna powoła specjalną Komisję, której strukturę określono w załączniku numer 2 do niniejszego regulaminu.
  3. Komisja ocenia wniosek na podstawie Karty Oceny Projektu. Jeżeli wniosek otrzyma minimum 51 punktów Komisja rekomenduje wniosek Reprezentantowi Zarządcy Toruńskiej Agendy Kulturalnej.
  4. Organizator zastrzega sobie prawo do zmniejszenia kwoty wnioskowanego wsparcia lecz przyznana kwota nie może być niższa niż 500,00 zł (brutto).
  5. Ostateczną decyzję o przyznaniu wsparcia i zawarciu odpowiedniego porozumienia podejmuje Reprezentant Zarządcy Toruńskiej Agendy Kulturalnej.
  6. Wyniki są publikowane na stronie internetowej Toruńskiej Agendy Kulturalnej oraz przesyłane drogą elektroniczną do wnioskodawców.
  7. Do uruchomienia wsparcia wnioskodawca zobowiązany będzie refakturować usługę lub materiał przy czym re-faktura (lub inny równorzędny dokument księgowy) musi określać sposób zapłaty jako „przelew” oraz numer rachunku bankowego. Przedmiotem re-faktury musi być usługa lub materiał przedstawiony we wniosku. Re-faktura musi być wystawiona na Toruńską Agendę Kulturalną. Do wystawienia re-faktury uprawnione są jedynie organizacje pozarządowe. W przypadku gdy wnioskodawca nie ma możliwości refakturowania usługi lub materiału umowę z dostawcą usługi lub materiału może zawrzeć Toruńska Agenda Kulturalna.
  8. Toruńska Agenda Kulturalna dokonuje płatności po sprawdzeniu dokumentów księgowych pod względem formalnym i merytorycznym.

§ 8. Zobowiązania wnioskodawcy

Wnioskodawca zobowiązany jest do:

  1. przedstawiania sprawozdania z realizacji wydarzenia, o którym mowa w § 5 ust. 9,
  2. pełnej współpracy z instytucją Toruńska Agenda Kulturalna w zakresie wykonywania umowy z dostawcą usługi lub materiału,
  3. umieszczania w materiałach promocyjnych znaku graficznego MIKROWSPARCIA,
  4. poinformowania uczestników wydarzenia o dofinansowaniu przez Toruńską Agendę Kulturalną,
  5. nie występowania z wnioskiem do Urzędu Miasta Torunia o dofinansowanie wydatków będących przedmiotem wsparcia udzielanego na podstawie niniejszego Regulaminu,
  6. dwukrotnej, nieodpłatnej realizacji wydarzenia na potrzeby działalności Toruńskiej Agendy Kulturalnej we wskazanym przez Toruńską Agendę Kulturalną terminie, w przypadku gdy wydarzenie objęte wsparciem jest odpłatnie biletowane.

 

Wykluczenia

Działając na podstawie § 5 pkt 2 Regulaminu udzielenia Mikrowsparcia:

  1. Publikuję listę materiałów lub usług, które nie mogą być finansowane ze środków MIKROWSPARCIA:
    1. koszty osobowe, w tym wynagrodzenia artystów i noclegi,
    2. paliwo,
    3. nagrody,
    4. zakup domen internetowych,
    5. wyżywienie oraz produkty spożywcze,
    6. wydruki materiałów promocyjnych, o ile ich jednostkowy koszt przekracza pozycje podane w dokumencie „Jednostkowe koszty wydruków dla zamówień realizowanych przez Toruńską Agendę Kulturalną” lub jeśli format danego materiału nie jest wyszczególniony w tym dokumencie.
  2. Z udziału w konkursie wykluczam również:
    1. wydarzenia sportowe,
    2. wydarzenia, których celem jest cel charytatywny,
    3. wydarzenia realizowane poza Toruniem,
    4. działania sprzeczne z ogólnie przyjętymi zasadami dobrych obyczajów, mogące wywołać zbiorową dezaprobatę lub niepokój odbiorców,
    5. wydarzenia o charakterze politycznym lub mogące kojarzyć się z koncepcjami, poglądami lub działaniami politycznymi, w tym z manifestacjami, pikietami czy protestami, a także te wyrażające poparcie lub sprzeciw wobec jakichkolwiek ugrupowań politycznych czy koncepcji i poglądów politycznych stanowiących przedmiot bieżącej debaty publicznej.
  3. Agenda zastrzega sobie prawo do aktualizacji listy.
  4. Ostateczne decyzje we wszystkich kwestiach, w tym również w kwestiach nie ujętych w regulaminie podejmuje Agenda.

 

Wytyczne dotyczące oceny projektów w ramach programu Mikrowsparcie

§ 1.

  1. Oceny wniosków dokonuje Komisja powołana Zarządzeniem Reprezentanta Zarządcy Toruńskiej Agendy Kulturalnej.
  2. W przypadku zaistnienia konfliktu interesów w stosunku do członka Komisji, podlega on wyłączeniu z czynności związanych z rozpatrywaniem wniosków.
  3. W przypadku stwierdzenia, że czynności wykonywane w danym naborze przez osobę znajdującą się w konflikcie interesów miały wpływ na ocenę wniosków, Reprezentant Zarządcy Toruńskiej Agendy Kulturalnej może unieważnić:
    1. ocenę pojedynczego wniosku;
    2. całość lub część procedury oceny wniosków.
  4. Unieważnienie, o którym mowa w ust. 3, może być przeprowadzone tylko w sytuacji, gdy nie zostało zawarte porozumienie w sprawie dofinansowania danego projektu.

§ 2.

  1. Przed rozpoczęciem procedury oceny wniosków pracownik Toruńskiej Agendy Kulturalnej sprawdza poprawność formalną wniosków.
  2. Zgodnie z Art. 6 pkt 2.1 Regulaminu udzielania Mikrowsparcia przez Toruńską Agendę Kulturalną, ocena formalna każdego wniosku przebiega dwuetapowo:
    1. Etap 1: Ocena pod kątem zgodności z Regulaminem
    2. Etap 2: Ocena pod kątem kryteriów zawartych w Karcie Oceny Projektu.
  3. Wyniki oceny formalnej danego projektu są nanoszone na Kartę Oceny Formalnej.
  4. Wniosek, w którym stwierdzono uchybienia formalne jest kierowany do uzupełnienia w terminie 1 dnia roboczego od dnia otrzymania powiadomienia z Toruńskiej Agendy Kulturalnej.
  5. Wnioski, w których nie usunięto wskazanych uchybień w wymaganym terminie podlegają odrzuceniu.
  6. Projekty, które uzyskają pozytywną ocenę pod wzglądem formalnym, zostaną przekazane do dalszej ceny.
  7. Punktowa ocena każdego wniosku jest dokonywana w skali od 0 do 100 i składa się dwóch etapów:
    1. Etap l: Ocena pod względem strategicznym, której dokonuje Przedstawiciel Toruńskiej Agendy Kulturalnej wchodzący w skład Komisji,
    2. Etap2 : Ocena pod względem merytorycznym której dokonują pozostali członkowie Komisji powołanej Zarządzeniem Reprezentanta Zarządcy Toruńskiej  Agendy Kulturalnej.
  8. Oceny każdego eksperta zapisywane są na Kartach Oceny Merytorycznej i Karcie Oceny Strategicznej, stanowiących załącznik do niniejszych wytycznych.
  9. Punktacja osiągnięta przez dany wniosek na etapie oceny merytorycznej stanowi średnią arytmetyczną ocen wszystkich ekspertów. Średnia jest wyliczana z dokładnością do drugiego miejsca po przecinku.

§ 3.

Za wyliczenie końcowej punktacji dla każdego projektu i naniesienie wyników oceny na KARTĘ OCENY PROJEKTU odpowiada pracownik Toruńskiej Agendy Kulturalnej.

§ 4.

Po zakończeniu procesu oceny wniosków Reprezentant Zarządcy Toruńskiej Agendy Kulturalnej może zwołać spotkanie wszystkich członków Komisji, na którym następuje podsumowanie wyników naboru.

§ 5.

Wnioski, które w wyniku przeprowadzonej oceny zyskają  minimum 51 pkt są rekomendowane Reprezentantowi Zarządcy Toruńskiej Agendy Kulturalnej.

§ 6.

Ostateczną decyzję o przyznaniu wsparcia i zawarciu odpowiedniej umowy podejmuje Reprezentant Zarządcy Toruńskiej Agendy Kulturalnej z  uwzględnieniem limitu finansowego przewidzianego na dany rok.

§ 7.

W uzasadnionych przypadkach Reprezentant Zarządcy Toruńskiej Agendy Kulturalnej może przyznać inną niż wnioskowana kwotę dofinansowania, jednakże nie przekraczającą limitu kwotowego przewidzianego w regulaminie konkursu.

§ 8.

Wyniki naboru są publikowane na stronie www.tak.torun.pl.

Powrót na górę